# 비서-폴더 연동

> Source: https://docs.wrks.ai/admin-guide/advanced/auto-sync · Last updated: 2026-08-24

**사내 매뉴얼**이나 **규정집** 등 **파일을 참고해 대답하는 비서** 운영시 귀찮았던 점은 **파일 내용**이 **업데이트** 될 때마다 매번 **비서에도 수동으로 업데이트**를 해주어야 한다는 점이었어요.

그래서 웍스AI는 **비서를 OneDrive/Sharepoint 폴더와 연동**해 놓고 해당 **폴더에만 최신 파일**을 올려두면 비서가 자동으로 **항상 최신 내용을 업데이트**하는 기능을 만들었어요. 그 기능이 바로 **비서-폴더 연동** 기능이에요.

자, 그럼 **설정 방법**을 따라해 볼까요?

## 1. 비서-폴더 연동

**\[기업관리자]-\[공식 비서 관리]** 메뉴에서 우측에 있는 파란색 **'공식 비서 추가'** 버튼을 눌러보세요. 기존에 이미 만들어진 비서의 경우 **'비서 수정'** 버튼을 눌러주세요.

맨 아래에 **'비서에 연결할 폴더'** 섹션이 보입니다. 여기에서 아래에 있는 **'OneDrive/Sharepoint'** 버튼을 누르세요.

<figure><img src="/files/4maPmbp270ME407ObCMR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

버튼을 누르면 아래와 같이 **Microsoft 로그인 창**이 뜹니다. 만약 로그인 창이 안뜨면 브라우저 상에서 **'이 사이트에서 새 창 띄우기 허용'**&#xC5D0; 체크해 주세요. 체크하신 후 **새로고침**하고 다시 버튼을 누르면 로그인 창이 정상적으로 뜨게 됩니다.

<figure><img src="/files/E2CBswZpWdOIzI0iHhLY" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

우리 회사 Microsoft 계정에 로그인하시면 아래와 같이 **나의 OneDrive/Sharepoint 폴더**가 표시됩니다. 여기서 **비서와 연동할 폴더를 지정**하세요. 지정한 **폴더 안에 있는 모든 파일이 자동으로 비서와 동기화**됩니다.

<figure><img src="/files/5kpObFNjuVwzcbkYaCsO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

폴더를 지정하고 나면 **'비서에 연결된 폴더명'**&#xACFC; **'연결된 폴더 링크'**&#xC5D0;서 **어떤 폴더가 연결**되었는지 확인할 수 있어요.

<figure><img src="/files/PrLDx0AyyyfmUNDsEdjz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

폴더 연결이 완료되면 맨 아래 파란색 **'추가하기'** 또는 **'수정하기'** 버튼을 누르세요. 정상적으로 비서가 만들어지고, 그때부터 **비서**가 **연결된 폴더**로부터 **파일을 받아와** **동기화가 시작**됩니다. 만약 폴더에 파일이 많을 경우, **동기화에 다소 시간**이 걸릴 수 있습니다.


비서-폴더 연동 기능은 자칫하면 너무 많은 스토리지를 잡아 먹을 수 있어서 최대한 보수적으로 접근하기 위해 **선택된 폴더의 하위 폴더는 동기화가 안됩니다.** 오직 선택된 폴더 내의 파일만 동기화됩니다.


## 2. 비서 사용

방금 만든 **비서**를 한번 **사용**해 볼까요?

**동기화된 폴더** 내에 있는 **파일 내용에 대해 질문**해 보세요. **출처**와 함께 정상적으로 **해당 파일의 내용**을 답하는 것을 확인할 수 있습니다.

<figure><img src="/files/63Mdx44QgsdVBAomQyHv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## 3. 동기화 주기

연결한 폴더와 비서는 **매일 1회 새벽 시간대에 자동으로 동기화** 됩니다. 만약 **보다 빨리 동기화**를 시키고 싶으신 경우, 아래와 같이 **비서 수정** 버튼을 눌러 파란색 **'수정하기'** 버튼을 눌러주시면 그 **즉시 수동 동기화**가 시작됩니다.

<figure><img src="/files/LoN8bZmnugU6sRZhh6ih" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/xgYqSCQkQEuWkelviIr6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## 4. 기능 이용시 주의점

**폴더 내**에 **파일이 너무 많거나** **용량이 너무 큰 경우**, 동기화가 **느려지거나 일부 파일이 누락**될 수 있습니다. 또한 OpenAI가 읽어들이지 못하는 파일(스캔 뜬 파일, 개당 파일 크기가 20MB 이상되는 파일 중 일부, 이유없이 못읽어오는 파일 등)은 **동기화에 실패할 수 있고** 이는 웍스AI 문제가 아니라 **전적으로 OpenAI 문제**입니다.

그래서 **동기화가 안된다**고 문의주셔도 해결해 드릴 수 있는 **방법은 안타깝지만 없습니다.** 저희는 [**데이터 보안 정책**](https://docs.wrks.ai/admin-guide/advanced/pages/70nKWYaoNMKhb5EkwPhL#id-1.-ai)에서 **고객 데이터를 전혀 가지고 있지 않겠다**고 약속했고, 모든 고객 데이터는 **전적으로 OpenAI에서 처리**됩니다.

그런데 **OpenAI에서 받아주지 않는 파일**이나 거기서 발생하는 오류는 **저희가 해결해드릴 수 있는 방법이 없습니다.** 또한 이같은 문제는 **고객사**에서 이같은 **시스템을 자체 구축**하셔도 **100% 마찬가지**입니다.

**웍스AI의 문제가 아닙니다.** 저희는 모든 고객들의 파일을 그대로 OpenAI에 보내 거기서 답을 받기 때문에, 응답 속도, 답변의 만족도, 잘못된 대답, 파일 누락 등 모든 **웍스AI 응답에 대한 불만은 정확히 OpenAI API의 현재 수준**입니다. **중간에서 저희가 뭘 하는 것은 전혀 없습니다.**

이상으로 **비서-폴더 자동 동기화 기능**에 대한 자세한 소개를 마칩니다. 감사합니다!